Tenant & Partner - En lyckad kontorsstrategi handlar om integration

Tenant & Partner: En lyckad kontorsstrategi handlar om integration

– Om vi inte lär oss att använda kontoret får vi inte den effekt vi vill ha, säger Ulrika Wolf, arbetsplatsstrateg och förändringsledare på Tenant & Partner.

Tenant & Partner är ett Stockholmsbaserad konsultföretag som specialiserat sig på arbetsplatsutveckling. De arbetar tillsammans med kunden för att ta fram en arbetsplatsstrategi och leda en omorganisation eller flytt. Deras arbete är en praktisk spegling av forskningen kring aktivitetsbaserade och andra kontorstyper, som visar att ett välorganiserat kontor handlar mer om planering än om layout.  

Utmaningen är att få till en helhet där det fysiska, digitala och sociala kan samspela

— Det svåra är inte att bygga ett snyggt och bra kontor, säger Ulrika Wolf. Det handlar om att hitta en lokal i rätt storlek, med rätt läge och en arkitekt som hjälper till med färg, form och inredning. Men en stor del av vad vi gör är att få till en helhet där det fysiska, digitala och sociala kan samspela. Ett exempel kan vara att vi vill få fastighetschefen att jobba tillsammans med HR och IT för att skapa en helhetsupplevelse. Annars blir det lätt en diskrepans. Ett öppet kontor får inte de tänkta fördelarna om ledarskapet är detaljstyrt. Ett kontor med modern inredning kommer aldrig att kännas modernt om tekniken är eftersatt. Att skapa fysiska platser för möten räcker inte om det finns en företagskultur som hämmar samarbete och diskussion.

På samma sätt som att kontoret behöver se ut på ett visst sätt ur ett varumärkesperspektiv, behöver medarbetarnas upplevelse av affärsidé, informationsflöde och rätt person på rätt plats stämma överens med företagets identitet.

Hur mottagliga är företag för att arbeta med en arbetsplatsstrategi? 

— Ofta är en kund beredd att ändra utformningen av lokalen. Men att få med de andra delarna är mer komplext. Vi jobbar med olika nyckelpersoner inom ett företag för att hjälpa dem att förstå varandra och skapa en samsyn kring vad arbetsplatsen ska uppnå. Det innebär att sätta upp effektmål för varje projekt, t.ex. att “vi ska mötas mer” eller “vi ska kunna jobba från vilken plats som helst” och definiera vad detta ska leda till, till exempel att “möts vi mer får vi en snabbare affärsutveckling”. 

En arbetsplatsstrategi handlar om att jobba med frågor kring hur vi jobbar, hur vi kommer att jobba om fem år, hur företagskulturen ska se ut och hur denna påverkas av ledarskapet. Det är detta integrerade arbete som avgör om en kontorsmiljö fungerar eller inte.