Om kontoret efter 2020 med Ulrika Wolf

— Vi har gått från idén om att “arbete är en plats” till idén att “arbete är vad jag gör”, säger Ulrika Wolf, arbetsplatsstrateg och förändringsledare på Tenant & Partner, ett konsultbolag som jobbat med arbetsplatsutveckling i Stockholm sedan 1992.

— Det är ett skifte som varit på gång länge men det är i och med pandemin som det verkligen händer. Rent konkret innebär det att den fysiska arbetsplatsen just nu har två delar: Det gemensamma kontoret och hemmakontoret. Till det kommer de digitala verktygen som vi nu alla tvingas bli bättre på att använda.

Det gör inte det gemensamma kontoret mindre viktigt. Tvärtom är det viktigare än någonsin, både av sociala och organisatoriska skäl. Kontoret kan i många fall bli hälften så stort, men måste vara dubbelt så effektivt. Det är nu extra viktigt för arbetsgivare att ta reda på sina medarbetares behov så att de kan skapa ett tydligt värde för dem när de väljer att komma till kontoret.

De nya hemmakontoren medför att företagen behöver stötta medarbetarna i hur de arbetar hemifrån. Behöver de en större skärm, en bättre stol? Kan man uppmuntra till variation? De som har möjlighet att arbeta hemifrån har möjlighet att arbeta aktivitetsbaserat, till exempel sätta sig i soffan för att läsa en text. Arbetsgivare måste också ta hänsyn till att alla har olika förutsättningar för att jobba hemifrån, att situationen ser annorlunda ut om man bor ensam, har fler i familjen som jobbar hemifrån, eller barn som kommer hem.

De digitala verktygen är avgörande för att skapa en sömlös upplevelse mellan det fysiska och digitala. Här är det också viktigt att hitta arbetssätt där alla inkluderas. 

Så hur skapar man samverkan mellan dessa delar? Här blir ledarskapet avgörande. Det är svårare att leda på distans. På många sätt kräver det ett mognare ledarskap med en förmåga att etablera ett sammanhang som hänger ihop med arbetsplatsen som helhet.

En lyckad kontorsstrategi handlar alltså om integration?

– Om vi inte lär oss att använda kontoret får vi inte den effekt vi vill ha.

Vad spelar den fysiska miljön för roll?

— Det svåra är inte att bygga ett snyggt och bra kontor. Det handlar om att hitta en lokal i rätt storlek, med rätt läge och en arkitekt som hjälper till med färg, form och inredning. Men en stor del av vad vi gör är att få till en helhet där det fysiska, digitala och sociala kan samspela. Ett exempel kan vara att vi vill få fastighetschefen att jobba tillsammans med HR och IT för att skapa en helhetsupplevelse. Annars blir det lätt en diskrepans. Ett öppet kontor får inte de tänkta fördelarna om ledarskapet är detaljstyrt. Ett kontor med modern inredning kommer aldrig att kännas modernt om tekniken är eftersatt. Att skapa fysiska platser för möten räcker inte om det finns en företagskultur som hämmar samarbete och diskussion.

På samma sätt som att kontoret behöver se ut på ett visst sätt ur ett varumärkesperspektiv, behöver medarbetarnas upplevelse av affärsidé, informationsflöde och rätt person på rätt plats stämma överens med företagets identitet.

Hur mottagliga är företag för att arbeta med en arbetsplatsstrategi? 

— Ofta är en kund beredd att ändra utformningen av lokalen. Men att få med de andra delarna är mer komplext. Vi jobbar med olika nyckelpersoner inom ett företag för att hjälpa dem att förstå varandra och skapa en samsyn kring vad arbetsplatsen ska uppnå. Det innebär att sätta upp effektmål för varje projekt, till exempel att “vi ska mötas mer” eller “vi ska kunna jobba från vilken plats som helst” och definiera vad detta ska leda till, till exempel att “möts vi mer får vi en snabbare affärsutveckling”. 

En arbetsplatsstrategi handlar om att jobba med frågor kring hur vi jobbar, hur vi kommer att jobba om fem år, hur företagskulturen ska se ut och hur denna påverkas av ledarskapet. Det är detta integrerade arbete som avgör om en kontorsmiljö fungerar eller inte.