Det nordiska kontoret

Samarbete, individuell frihet, hållbar utveckling och medarbetarnas fysiska och mentala hälsa är ideal som påverkar hur nordiska kontor utformas idag. Precis som bostäder speglar sin tid, formas också de utrymmen som ska hysa arbetsdagen av värderingar, praktiska behov och tekniska möjligheter. Den optimala inredningen för kontorsarbete är aldrig konstant. 

I de nordiska länderna har utvecklingen av olika kontorstyper följt ett liknande mönster. Det gemensamma kontoret som fenomen uppstod på 1800-talet med industrialismen och dess behov av administration. Under början av 1900-
talet, då urbanisering och kvinnors intåg på arbetsmarknaden formade arbetsmarknaden, byggdes stora öppna kontorsrum där kontorister på rad övervakades av chefer på höga stolar, balkonger eller i avgränsade kontor. Arbetet var hierarkiskt. Ljudnivån hög. Individens välmående inte alls prioriterad: I Sverige kallades lösningen för “trälhav”. 

Fram till 50-talet utgjordes kontorsmiljöer antingen av dessa trälhav eller av enskilda kontor, det som idag kallas cellkontor. Men under 40-talet föddes en annan idé som skulle påverka hur vi arbetar för en lång tid framöver. Det vi idag menar när vi pratar om öppna kontorslandskap är inte en förlängning av trälhavet utan har sitt ursprung i ett motsatt ideal: Det demokratiska samhället. 

Kontoret som demokratiskt ideal

Idén om det öppna kontorslandskapet kom till i Tyskland efter andra världskriget, då landet kämpade med en både fysisk och psykologisk återuppbyggnad. Två bröder, Wolfgang och Eberhard Schnelle, började planera kontor där de bröt upp de raka leden, flyttade ut cheferna på golvet och organiserade arbetsplatserna  efter arbetsgrupper i en platt organisation. Idén var att dämpa hierarkierna och främja öppenhet och samarbete. Med andra ord utforma arbetsplatser efter ett demokratiskt ideal. Lösningen kallades Bürolandschaft, kontorslandskap.

De öppna kontorslandskapen kom till Norden under 60- och 70-talet. Men parallellt skedde också en utbyggnad av cellkontoren, det vill säga kontor där varje medarbetare hade ett eget rum som ofta låg längs en lång korridor. Båda kontorstyperna har för- och nackdelar. Cellkontoret främjar koncentration men kan försvåra för samarbete och ledarskap. Det öppna landskapet har fördelar för ledarskap och utbyte men är distraherande och fullt av avbrott. Viljan att optimera de två kontorstyperna ledde till olika kombinationer. 

Under 80-talet började resursstarka företag att experimentera med kombikontor: En kombination av cellkontor där varje medarbetare har sin egen plats och gemensamma ytor för möten, samarbete och socialt liv. 

90-talets IT-boom introducerade “kontoret som lekplats”, en rolig och social plats som lockade den unga arbetskraften. Amerikanska teknikbolag som Google byggde campus-lika områden som kändes lika mycket som en förlängning av universitetslivet med sportanläggningar och kaféer som av livet hos mamma och pappa med service som mat, tvätt och barnpassning. Det var kontor byggda för att attrahera de största talangerna och sedan se till att de inte behövde gå hem. 

Dessa kontor är förstås en minoritet, om än uppmärksammad. För de flesta företag är det inte ekonomiskt rimligt med varken kombikontor eller campus. Men behovet bakom dessa koncept kvarstår: Alla vill rekrytera talang.  

Behovet av flexibilitet 

Coworking-kontor, som växte fram under 2010-talet, gav en färdig lösning åt nystartade bolag som behövde fokusera på annat än sin rumsliga identitet. Både etablerade bolag och uppstartsföretag placerade sig gärna i eller i anslutning till coworking-kontor för att kunna anpassa sina kontorsplatser efter behov. Här fick de också tillgång till såväl aktivitetsbaserade utrymmen som socialt och kreativt utbyte utan att dra på sig en stor fast kostnad. Coworking-kontoren fångade också upp ett allt mer projektstyrt arbetsliv där konsulter och frilansare var en växande grupp.

I Harvard Business Review 1985
publicerade Luchetti tillsammans med Philip Stone
sina principer för aktivitetsbaserat arbete i artikeln
The office is where you are

De fasta platserna försvinner

Den kontorstyp som de senaste åren växt snabbast i såväl Norden som globalt, är det aktivitetsbaserade kontoret. Det innebär kontor utan fasta platser där medarbetare istället väljer den plats som bäst passar för arbetsuppgiften.

Uttrycket “aktivitetsbaserat” myntades i slutet av 70-talet av den amerikanska arkitekten Robert Luchetti. Principerna baserades på aktuella arbetssätt och teknologi: Om kontorstelefonen kunde vara trådlös behövde inte heller kontorsarbetaren vara kedjad till sin plats. Ett modernt kontor behövde stötta arbete som utfördes av olika arbetslag i olika projekt. Lösningen handlade om att skapa zoner som anpassades efter aktivitet.

De senaste åren har andelen aktivitetsbaserade kontor ökat på de flesta marknader. Men fungerar de? Det finns studier som indikerar att aktivitetsbaserade arbetsplatser lider av samma problematik som de öppna kontorslandskapen. Att flytt, rörelse, osäkerhet om var man ska sitta och till och med brist på sittplats om man kommer för sent, leder till produktionsbortfall, vilket inte bara är dåligt för arbetsgivaren utan också den primära källan till stress: Medarbetare som känner att de inte hinner utföra sina arbetsuppgifter. 
 

Fungerar aktivitetsbaserat?

Norska arkitekturprofessorn Mari Skoglands doktorsavhandling från 2018 är en av få mer omfattande studier som specifikt behandlar aktivitetsbaserade kontor.  Skogland beskriver hur många av dagens arbetsplatser inte motsvarar hur vi faktiskt arbetar. Upprepade studier visar att genomsnittliga anställda bara använder en tredjedel av arbetsdagen till produktion. Övrig tid består av möten, samtal, resor och andra aktiviteter tillsammans med andra. Kontorsbyggen som fokuserar på det individuella produktionsbehovet — det vill säga fasta platser — resulterar i lokaler som präglas av tomma skrivbord och kö till mötesrummen. 

En egen arbetsplats kan fortfarande uppfattas som en rättighet, en del av kontraktet mellan arbetsgivare och anställd. Men huvudargumenten för fria platsval handlar om hållbarhet och effektivt resursbruk. Det är varken ekologiskt eller ekonomiskt försvarbart att bygga utrymmen som inte används. Mari Skoglands forskning visar att nyckeln till att lyckas med det aktivitetsbaserade kontoret är att ta fram en förändringsstrategi som är förankrad i både ledning och arbetsgrupper och som består av kontinuerlig utvärdering och uppföljning. Med andra ord, en plan.